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RPA(Robotic Process Automation)とは
RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、日本語にすると「ロボットによる業務プロセスの自動化」を意味します。具体的には、PCを使った事務作業や定型業務をソフトウェアのロボットが代行・自動化する仕組みを指し、近年では企業のDXを支える重要なテクノロジーのひとつとして位置付けられています。
RPAの世界でソフトウェアロボットは「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」とも呼ばれ、ホワイトカラーの労働を効率化するための担い手として期待を集めています。働き方改革や人材不足の解消、業務効率化など、さまざまな目的のもと導入が進んでおり、国内外を問わず幅広い企業で活用されています。
RPAツール
RPAツールとは、RPAの考え方を実現するためのソフトウェアの総称です。
これらのツールは年々アップデートが繰り返され、機能や操作性、サポート体制が強化されているため、導入企業の規模やニーズに応じて最適なツールを選ぶことが重要です。<br> また、最近ではクラウド環境で稼働するRPAツールや、AIとの連携機能を標準搭載するRPAツールも登場し、企業のDX推進に一役買っています。
RPA導入によって実現できること
RPAツールを活用すると、具体的にどのような業務が自動化できるのかイメージを深めましょう。RPAの強みは、パソコン上で行われる定型的な事務作業を正確かつ高速に処理できる点にあります。
例えば、以下のような事務作業はRPAツールによる自動化が十分に可能です。
- 文字を入力する作業
- コピー＆ペーストする作業
- マウスの右クリックを用いた作業
具体例としては、インターネット上の情報収集やローカルフォルダ内のファイル整理、スキャナー等で読み取った紙媒体のデジタル化、Excel・Word・PDF形式での帳票・レポート作成などが挙げられます。
さらに、以下のようにルールに基づいて処理を進める定型業務も、RPAの導入によって大幅な効率化を図ることができます。
- ファイルのアップロードやダウンロード
- 受信メールの解析・自動メール配信
- 携帯の番号入力に基づくお問い合わせの自動回答
- データの誤入力チェック
このようにRPAは幅広い作業を自動化可能なため、企業のバックオフィス業務や日常的な事務作業の負荷を大きく軽減します。
自動化可能範囲に応じたRPAレベル
RPAで自動化できる範囲は、年々広がりを見せています。一般的にRPAは自動化の難易度や対象範囲によっていくつかのレベルに分けられ、主に3つのクラスが存在します。段階的に「RPA」「EPA」「CA」の順で自動化の範囲や高度性が上がると考えられます。
EPA(Enhanced Process Automation)
EPAはRPAとAIが連携することで、特定の非定型作業まで自動化の領域を広げる段階を指します。 例えば、Webサイトやアプリケーション上での顧客行動データを学習し、その結果をもとに商品やサービスのレコメンドを自動実施することが可能です。また、自然言語や画像、音声などの非構造化データに対しても一部対応でき、問い合わせ内容を自動で振り分けたり、問い合わせに直接回答したりといった運用も行われています。
近年ではチャットボットや音声認識技術との連携も進み、より高度なカスタマーサポートやマーケティング施策が実現されています。
CA(Cognitive Automation)
CAは、ビッグデータや強力なAI技術とRPAを組み合わせることで、企業の戦略的意思決定までサポートする段階を指します。
具体例として、外部データ（顧客来店数・天候・交通情報など）をリアルタイムに取得し、そのデータを近年技術筆頭の生成AIモデル等で分析して需給予測を行い、仕入れ・在庫管理を最適化するといった高度な活用が可能です。
こうした高度なRPA連携は、大企業やデータドリブン経営を目指す企業で注目を集めており、DX推進の重要なステップとして取り組まれています。
RPA｜導入検討する上での注意点
業務プロセスを可視化し、RPAによる自動化範囲を見極める
RPA導入を成功させるためには、「現状の業務プロセスにどのような課題があり、どこを自動化すると効率化やコスト削減が望めるのか」を正しく見極めることが不可欠です。
もともとRPA導入の主目的は、手作業による事務作業をロボットに任せ、人件費の削減や業務効率の向上を図ることにあります。そのため、まずは既存業務を可視化し、業務プロセスのどこに無駄が生じているかを洗い出しましょう。<br> この可視化作業を通じて、「RPAでどの業務がどの程度自動化できるか」「どのプロセスで大きな効果が得られるか」を明確にすることが成功の鍵となります。
投資効果（ROI）を考慮する
RPA導入のメリットが見込めそうでも、実際に導入にかかるコストとROI（投資対効果）のバランスを考慮することが大切です。
例えば、月に1度しか発生しない軽微な作業を自動化するために、大規模かつ高価なRPAシステムを導入してしまうと、導入コストがかさみROIを十分に得られない可能性があります。
そこで、RPA導入の費用対効果を事前にしっかり試算し、「どの業務に優先的にRPAを導入するとコストメリットが高いのか」を定量的に把握することが肝要です。導入後に期待できる効果が、導入コストを大きく上回ることが理想となります。
会社の業務規模にあったツールを選定する
RPAツールは無料版から高額なエンタープライズ向けソリューションまで幅広く存在し、機能面やサポート体制にも差があります。
自社の業務規模や課題に合ったツールを選定するためには、まず「導入目的」「自動化したい業務範囲」「必要なサポート体制」を明確にしましょう。
たとえば、大企業向けの豊富な機能を備えるツールを中小規模の業務に導入すると、持て余してしまうケースがあります。一方で、小規模ツールでまかないきれない範囲を求めると、追加機能を後から導入しなければいけない可能性もあります。適切な費用感と機能がマッチするツールを選択することが、RPA導入成功の大きなポイントです。
RPAツールのメンテナンスや障害対応に関する運用方針を予め検討する
RPAツールは導入後のメンテナンスやバージョンアップ、障害対応が欠かせません。もしRPAツールが停止してしまうと、ツールに依存している業務全体が影響を受けるため、業務がストップしてしまうリスクがあります。
したがって、導入時から「どの部署がメンテナンス・障害対応を担うのか」「ベンダーサポートはどの程度受けられるか」といった運用体制を明確にしておくことが重要です。
初期段階はPoCとして実施する
RPA導入は業務フローの変革を伴うため、いきなり大規模に導入すると、想定外の問題が発生し、かえって業務が混乱するリスクがあります。そのため、まずはPoC（概念実証）として小規模に試験導入を行い、問題点や改善点を洗い出すアプローチが推奨されます。
PoCで得られた知見をもとに、大規模な展開をすることで、スムーズに業務を移行できるだけでなく、従業員の抵抗感を減らす効果も期待できます。
RPA｜導入アプローチ
ここからは、RPA導入を進める際の大まかな流れを示します。
①導入検討
RPA導入の第一歩は「どの業務を自動化すると費用対効果が高いか」を明確にすることです。
- RPA対象業務の現状把握のため、既存業務プロセスを可視化
- 既存の業務プロセスに潜む課題を洗い出し
- 業務課題が解決された理想の業務プロセスを構想
- 業務の理想と現実のギャップを埋める手段としてRPA導入検討
- RPA導入に関するツール検討および投資効果の算出
- RPA導入がもたらす新たな制約やリスクを評価
これらを踏まえて、導入すべき範囲・規模を見定めるのがポイントです。
②RPA導入
導入が決定したら、実際の業務内容に合わせたRPAツールの設計・開発に着手します。
- RPAツールのシナリオ設計
- 業務運用マニュアルの作成
- テスト環境での動作検証やユーザーテストの実施
- 本番稼働前に潜在的トラブルを洗い出し、対策を講じる
導入ステップが進むにつれて、ツールの具体的な操作手順や管理権限なども明確化し、本番リリース後の運用トラブルを未然に防ぐことが大切です。
③運用
RPAが本番環境で稼働し始めたら、運用フェーズに移行します。
- 定期的なシナリオ・ロボットのメンテナンス
- バージョンアップ対応や業務フローの変更への追随
- トラブルシュートと安定稼働のための保守体制確立
継続的に運用を見直し、必要に応じて自動化の対象業務を拡大していくことで、RPA導入の効果を長期的に維持・向上させることが可能になります。
RPA｜まとめ
RPAは、オフィスワーク全般や定型的な事務作業を効率化する強力な手段です。RPAロボットを適切に活用すれば、作業時間の削減やヒューマンエラーの防止、さらに人材不足への対策としても効果的です。一方で、導入にはROIの試算や運用体制の確立など考慮すべき点も多いため、まずは自社の業務内容や課題をしっかり可視化し、PoCを通じてメリットとリスクを検証することが賢明です。
DXの加速に伴い、RPAの需要は今後も拡大していくと予想されます。ぜひこの機会に自社の業務を振り返り、RPA導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
